POLITYKA WYKORZYSTANIA WIZERUNKU

 

 

 1.Cel procedury:

Wprowadzenie jednolitych zasad dotyczących wykorzystania wizerunków osób fizycznych.

 

2. Podstawy prawne i wytyczne UODO:

Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.  

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych – „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”.

 

3.  Zakres stosowania procedury i definicje:

Wizerunek może być utrwalony zarówno w postaci zdjęcia jak i nagrania wideo lub grafiki.

Rozpowszechnianie wizerunku jest to publikacja wizerunku do z góry nieokreślonego kręgu osób, jeśli przekaz  jest ograniczony do z góry określonego kręgu osób, to nie mamy do czynienia z rozpowszechnianiem. 

Zgoda na publikację w formie tradycyjnej oraz elektronicznej oznacza:

·        publikacje w formie tradycyjnej– zamieszczenie zdjęć na gazetkach i tablicach w placówce;

·        publikacje w formie elektronicznej– zamieszczanie zdjęć na stronie internetowej.

Cele publikacji wizerunków muszą być związane z realizacją zadań placówki, nie dopuszczalne jest publikowanie wykraczające poza ustalony zakres np. w celach prywatnych.

 

4. Opis postępowania z wizerunkami:

Placówka może korzystać z wizerunków w następującym zakresie:

·       w sferze wewnętrznej- w ramach organizacji i funkcjonowania tj. w szczególności w wewnętrznych publikacjach

·       w sferze zewnętrznejdotyczy to umieszczania wizerunku na stronie internetowej, gazecie lokalnej.

Wykorzystanie wizerunku może być uzasadnione jedynie realizacją zadań placówki.

Niedopuszczalne jest wykorzystanie wizerunków w celach prywatnych. 

Wykorzystania wizerunku nie jest ograniczone czasowo.

Wizerunek przetwarzany jest do czasu wycofania zgody. 

 

5. Rozpowszechnianie wizerunku bez zgody: 

  Nie wymaga zgody rozpowszechnianie wizerunku:

- osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;

- osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza, np. rozpowszechnianie zdjęć z zabaw przedszkolnych, wycieczek na których sylwetka stanowi jedynie szczegół całości uwiecznionej na zdjęciu (zdjęcie nie narusza dóbr osobistych przedstawionych na nim osób oraz ich prawa do prywatności)

- jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.

Zgodnie z zapisem art. 81 ust. 2 pkt. 1 Prawa Autorskiego, bez pobierania zgody można rozpowszechniać wizerunek znanych osób udzielających się publicznie na organizowanych przez placówkę festynach, imprezach, uroczystościach.

Zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 Prawa Autorskiego, bez pobierania zgody możliwe jest rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, po wcześniejszej analizie następujących punktów:

- rozpowszechniany wizerunek nie stawia tej osoby w negatywnym świetle lub jej nie ośmiesza;

nie jest wiadomym, aby osoba ta miała powody do ukrywania się (np. w związku z przemocą domową);

osoba naprawdę stanowi jedynie szczegół całości, czyli zdjęcie po usunięciu tej osoby nie zmienia swojej istoty.

W przypadku wątpliwości co do możliwości zastosowania powyższych wyjątków, decyzję podejmuje się na korzyść systemu ochrony, czyli wizerunek nie jest rozpowszechniany.

 

6.Konkursy i wydarzenia:

Organizator konkursów, wydarzeń ustala w regulaminach formularzach zgłoszeniowych, zasady przetwarzania danych uczestników w zakresie wykorzystania wizerunków oraz ich rozpowszechniania oraz zgody i klauzule informacyjne dla uczestników wskazując lokalizację rozpowszechniania wizerunku.

Ustalenia należy przesłać do konsultacji Inspektorowi Ochrony Danych na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript..

Wzór formularza ujęty jest w załączniku nr 2. 

Odpowiedzialność za legalne przetwarzanie danych ciąży na administratorze danych, czyli organizatorze konkursu lub wydarzenia, któremu na potrzeby wyżej wymienionych imprez udostępnianie są dane osobowe uczestników.

 

7.Zgody na rozpowszechnianie wizerunku:  

Rozpowszechnianie wizerunku dzieci wymaga zgody.

W przypadku uczniów niepełnoletnich zgodę na rozpowszechnianie wizerunku wyraża jeden z rodziców lub opiekunów prawnych.

Zgoda nie może być zgodą wymuszoną, w szczególności należy zadbać o przejrzystość procesu pozyskiwania zgody, a także poinformować ucznia oraz rodziców/opiekunów prawnych o całkowitej dobrowolności udzielania zgody.

Zgoda udzielana jest na czas nieokreślony, do momentu jej cofnięcia.

Zgodę na wykorzystanie wizerunku może pobierać wychowawca każdej oddzielnie, pod nadzorem Dyrektora.

Dyrektor nie jest administratorem danych i nie ponosi odpowiedzialności za fotografowanie i nagrywanie podczas uroczystości przez innych rodziców/opiekunów prawnych lub innych osób.

 

8.Pozyskanie zgód i ich archiwizacja

Zgodę na wykorzystanie wizerunku może pobierać wychowawca każdej oddzielnie, pod nadzorem Dyrektora lub Dyrektor.

W czasie trwania wydarzeń i konkursów, zgody przechowuje osoba odpowiedzialna za organizację. Po zakończeniu, zgody przekazywane są wyznaczonego przez Dyrektora pracownika lub do Dyrektora.

Pozyskanie zgody na rozpowszechnianie wizerunku wymaga przedłożenia klauzuli informacyjnej zgodnie z art. 13 RODO.

Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku stanowi załącznik nr 1.

Raz do roku osoby, które pozyskały zgody powinny dokonać przeglądu zgód oraz miejsc ich publikacji i ustalić czy nie wygasły podstawy prawne lub faktyczne do dalszego wykorzystania wizerunku.

W przypadku realizacji praw podmiotów danych (cofnięcia zgody) zastosowanie ma odrębna procedura.

 

9.Załączniki: 

Załącznik nr 1 -  Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku

Załącznik nr 2 -  Klauzula informacyjna - konkursy

Załącznik nr 3 -  Klauzula informacyjna - wydarzenia i uroczystości

 

 

Reforma edukacji